プレゼン資料やお客様へのメールで
メールや資料には、きちんと説明を入れておいたはずなのに
内容がいまいちわからないと言われたり、
何度も基本的な部分を質問されてしまった経験はないでしょうか。
それはもしかすると、あなたの書いた説明文に
見慣れない専門用語や、意味が曖昧なカタカナ語が多用されていて
わかりにくい文章になってしまっているせいかもしれません。
専門用語はあなたが思う以上に理解されていない
何かについて説明をするときに
専門用語というのは、便利なので使ってしまいがちですが、
相手が同じ業界の専門家ばかりという状況以外では、
意外と理解されてないことが多いので、注意が必要です。
馴染みのないことばは例えや関連づけを交えると効果的
専門用語や一般には馴染みの薄い言葉、
業界内でしか使われないような言葉は、
できるだけ使わないことが望ましいです。
どうしても使わざるを得ないのであれば、
できるだけ、その用語を補足するような例え話や、
似たような意味の（なるべく一般的な）別の言葉を探して
「◯◯でいうところの××のようなものだと思ってください」
といった具合にイメージを関連づけるように説明することで
相手により理解してもらいやすくなります。
カタカナ語には特に注意
「アバウト」や「プライオリティ」など、
外国語由来のカタカナ語は特に注意が必要です。
これらを用いた文章は、書き手側からすれば
短く簡潔に説明できているように見えてしまいますが、
読み手からすると、雰囲気はなんとなく伝わるものの、
実際の意味はきちんと伝わらない文章となってしまうことが多いです。
政治家が記者会見などでカタカナ語を多用し
記者を煙に巻くような場面がテレビやネットのニュースで
否定的に報道されているのを目にすることがありますが、
こういったカタカナ語を多用する人は、頭をよく見せたいだけの
見栄っ張りだと思われてしまう傾向もあるようです。
また、書いている本人自体がカタカナ語の意味をきちんと理解せずに
雰囲気だけで使ってしまっているような場合は、
なおさら読み手に意味の伝わらない文章になってしまうので
注意が必要です。
たとえば、上であげた２つのカタカナ語は、
次のような意味の言葉として使われます。
・アバウト
カタカナ語としての「アバウト」は、日常会話では
「おおまかに」とか「適当に」といった意味で使われます。
ビジネスにおいては、「包括的に」とか「状況をみて適宜判断する」と
いった意味で使われることが多いです。
・プライオリティ
「優先順位」という意味で使われる言葉です。
「アバウト」のように、読み手によって
受け取る意味が変わる可能性がある言葉については、
ビジネスでの利用は、本来伝えたい意味の言葉へ
書き換えたほうが、読み手にしっかりと意味が伝わります。
「プライオリティ」に関しては、
日常会話では、ほとんと聞くことがないカタカナ語ですので、
ビジネスシーンでも極力使用は避けたほうがいいでしょう。
日本語で「優先順位」と書いたほうが文字数は少なくて済みますしね。
難しい言葉は使わないという選択も必要
文章でできるだけ正確に意図を伝えたい場合、
一般的でない用語や、読み手によって受け取る意味が変わってしまう言葉は
きちんと解説や補足説明をつけることを意識するといいでしょう。
また、用語が文章上でどうしても必要なものであるかどうかを一度よく考えて
場合によっては「使わない」という選択をすることも必要です。
