伝わらないのは削りすぎ？伝わる文章にするための３つの確認ポイント

こんな風に悩んだことはありませんか？
今回はそんな悩みにお答えします。

情報を削りすぎていませんか？

仕事やプライベートのメールで、必要なことを簡潔に伝えたつもりなのに、相手にうまく内容が伝わらなかった、といった経験はないでしょうか。

もしかするとそれは、必要以上に情報を削ってしまったことが原因かもしれません。

不要な情報を削り、できるだけ簡潔に書くことは伝わりやすい文章の基本です。

しかし、主語や前提となる情報などの必要な部分まで削ってしまえば、逆にとても分かりづらい文章となってしまいます。

情報を削ると陥りやすいポイントについて３つご紹介します。

主語はきちんと書いてあるか

日本語は、主語を多用しない言語と言われています。

このため、省略しても問題のない主語は、むしろ省略してしまったほうがスッキリとした文章ができあがります。

ですが、前提が曖昧な状態で主語が抜けてしまった場合は、何に対して述べているのかがわかりづらい文章が出来上がってまいます。

例えば、

• このあいだ、A君が、B君とファミレスでご飯を食べていた
• このあいだ、B君とファミレスでご飯を食べていた

一番目の文では「A君が」という主語が入っていますが、二番目の文には主語がありません。

このため、二番目の文は読み手からは、書き手であるあなたがB君とファミレスでご飯を食べていた、と勘違いされてしまいます。

仮に直前にＡ君の話題が書かれた分が存在していたとしても、このような書き方をした場合、勘違いされてしまう可能性をゼロにすることはできません。

結論へ至る理由が抜けてないか

簡潔に結論を書くことは、わかりやすい文章の第一歩です。しかし、その結論へと至った理由が抜けてた場合、相手には疑問しか残りません。

• その日は、傘をさして駅へと向かった。

例えばこのような文章では、読み手は、なぜ傘を差す必要があったのかがわかりません。

小説のギミックとして、読者のミスリードを誘う場合にこのような書き方をするのはひとつのテクニックですが、日常の文章では誤解の元にしかなりません。

上記のような例の場合は、

• その日は、雨が降っていたので、傘をさして駅へと向かった。
• その日は、日差しが強かったので、傘をさして駅へと向かった。

このように、理由をきちんと書くことで、読み手に正確な情報が伝わります。

もう一つ具体例をあげます。
ビジネスシーンで顧客から何かの問い合わせを頂いたときに、

• お問い合わせの件は、受け付けできません。

という返答を行ったとしたらどうでしょう？

理由がないために、ただ拒否をされたという事実だけが残り、場合によってはクレームに発展しかねません。

• お問い合わせの件は、サポート期間が終了しているため、受け付けできません。
• お問い合わせの件は、弊社のサービスではないため、受け付けできません。

このようにきちんと理由を含めて書くことで、相手に意図が正しく伝わり、無用なトラブルの防止にも繋がります。

行間を読ませようとしていないか

行間を読ませようとするというのは、あえて説明不足の文章にしている、とも言えます。

しかし、メールで見えるのは基本的には書いてある文章だけです。

伝わりやすい文章を書こうと考えているのであれば、読み手が文章の雰囲気から裏側の意図を読み取ってくれる、ということは基本的にはないと考えるべきです。

相手の想像力に期待しても、よほど普段からコミュニケーションが取れている相手でなければ、単に意図が伝わらないだけで、残念ながら大抵の場合はうまくはいきません。

伝えたいことを明記せずに、行間から察してもらおうと意図して文章を作成すると、ほとんどの場合、とてもまわりくどい文章が出来上がってしまいます。

無用なすれ違いを防ぐためにも、行間を読ませようと考えることはやめて、伝えるべきことはきちんと明記したほうがよいでしょう。

まとめ

できるだけシンプルに書くことはよい文章の基本ですが、情報を削り過ぎるとかえってわかりづらい文章が出来上がってしまいます。

シンプルに書いてみたら、なんとなく意味の通らない文章になってしまった、と思った場合は、

• 必要な主語が抜けていないか
• 結論につなげる理由が抜けていないか
• 行間を読ませようとしていないしていないか（伝えたい事がきちんと明示されているか）

これらの３つの点について、ぜひ見直してみてください。