仕事で取引先に送るメールが
いつも何を言いたいのかわかりづらいと言われてしまいます。
もっと相手に伝わるようなメールを書くためには
どうすればいいでしょう？
ビジネスシーンで送るメールや書面の文章は
結論から先に書くと用件が伝わりやすくなります。
また、いきなり書き始めるのではなく、
どのような内容を書くのか、どういう順序で書くのか、
といった構成を先に決めてから書くことで
内容が整理され、より伝わりやすい文章になります。
詳しく解説していきます。
主題と結論を明確にする
ビジネスにおけるメールや書面での文章には
必ず、そのメールや書面の送り先の相手に伝える
なんらかの用件があるはずです。
その用件に関する文章であこと、
そして、その用件についての結論はこうである、
といった内容を明確にしておきます。
結論をささえる情報や根拠を用意する
主題と結論が明確となったら、
次は結論をささえる情報や根拠となる情報を集めます。
どうしてそのような結論にとなったのか、
どういった情報から、そのような結論が導き出されたのか
という説明は、結論に説得力を持たせるために必要です。
可能であれば、１つだけではなく、
２つ～３つくらいの情報があるとより説得力が増します。
書く前に構成を考える～本文の最初は結論を書く
文章を書き始める前に、構成＝情報を書く順序を決めます。
このとき、以下のルールに沿って順序を決めると
より伝わりやすい文章になります。
- ルール１ 冒頭に何の用件に関するメール／文書であるかを書く
- ルール２ 本文の最初は結論を書く
- ルール３ 何らかのアクションを起こしてほしい場合は最後にそのことを書く
有名な結論先行の文章構成の型である、PREP法と考え方は同じです。
会議などの予定は箇条書きにする
ビジネス文章を書くときの注意点としてもう一つ。
会議の予定など、場所や日時を伝える場合は、
他の文に情報が埋もれてしまわないよう
必ずその部分は箇条書きとします。
例：
日時：2021/8/3（火） 10:00～11:00 場所：本社３F 会議室3 備考：ゲストの方は本社エントランス脇の受付にてゲストカードをお受け取りください。
まとめ
ビジネスにおける文章は、主題と結論がとにかく重要です。
この部分がはっきりしていないと、
何を言いたいのかが相手になかなか伝わない文章になってしまいます。
また、書く前に情報を集め、構成を考えることは
集めた情報を論理だてて整理するという意味もあり
繰り返し行うことで、地力がついてきて、
普段から物事を整理して考えることができるようにもなっていきますので
ぜひ実践してみてください。
