プレゼンの資料、毎回頑張って作っているのに
また「要点は何？」と聞かれてしまった…
どうしたらもっと内容が伝わるようになるのだろう…
メールやプレゼンの資料で、
伝えたいことがなかなかうまく相手に伝わらないと
悩んだことはありませんか？
実はたった3つのポイントをおさえるだけでも、
格段に読みやすい文章が書けるんです。
結論を先に書く
人は事前に結論を与えられたほうが、
その後の説明をより理解しやすくなると言われています。
メールなどで結論を先に書くことで、
読み手もその文章が自分の求める情報かどうか、
大事な内容なのかどうかを素早く判断することができます。
また、書く側にとっても、先に結論を書いておくことで、
内容がブレてしまうことを防げるので、
文章構成がしやすくなるといったメリットもあります。
子供でもわかる簡単な言葉で書く
ビジネスの現場では、メールのやり取りでも
固いあいさつからはじまり、最後まで丁寧な言葉遣いで
文章を書くことがほとんどだと思います。
ですが、固い文面や丁寧な言い回しは
内容を結論から遠ざけるばかりで
理解しにくい文章ができあがってしまうことも
少なくありません。
このようなことを防ぐためには、
丁寧さは残しつつも、なるべく平易な
それこそ子供でもわかるくらいの言葉で
文章を書くことを意識してみてください。
そうすることで、あなたの文章は
ぐっと身近で分かりやすい内容に変わります。
専門用語についても注意が必要です。
あなたがメールあるいはプレゼンの資料に書いた専門用語は
必ずしも読み手が知っている言葉とは限りません。
このため、専門用語を使う場合には、
本当にその用語で読み手にあなたの意図が伝わるのかを
よく考え、場合によっては専門用語を使わずに
代わりの表現を探すという選択も必要です。
一文を短くする
一文をできるだけ短く書くことを意識すると、
余計な情報がそぎ落とされて、要点が絞り込まれるため、
伝えたい内容をより簡潔に書くことができるようになります。
一文が長い場合、どうしても複雑な言い回しになったり、
主語と述語が離れてしまったりして、
内容のわかり難い、回りくどい文章になってしまいます。
読み手のことを考え、伝え忘れや説明不足がないように
あれもこれも記載するというのは、
一見すると親切なようにも思えますが、
実際にはわかり難い文章を書いてしまっている
というだけの可能性もあるんです。
本当に必要な情報はどれなのかをよく考え、
余計な情報をできるだけそぎ落として
一文一文をより短く書くことが、
伝わりやすい文章を書くためのコツなんです。
まとめ
- 結論を先に書く
- 子供でもわかる簡単な言葉で書く
- 一文を短くする
まずはこれだけを意識して書くだけでも、
驚くほどわかりやすい文章に変わると思います。
文章を書くことに苦手意識のある人は、
ぜひ試してみてください。
